Điều chỉnh hồi tố là xử lý chênh lệch thuộc kỳ đã qua. Việc cần làm trước tiên không phải chọn nút tăng hay giảm trong phần mềm, mà là xác định dữ liệu đúng của từng người, từng tháng và căn cứ làm phát sinh thay đổi.
Phân loại nguyên nhân
- Đã có quyết định hoặc phụ lục thay đổi lương nhưng kê khai chưa đúng kỳ.
- Nhập sai mức lương hoặc bỏ sót khoản thuộc căn cứ đóng.
- Hồ sơ trước bị từ chối, chưa được ghi nhận như đơn vị tưởng.
- Nhầm người, nhầm kỳ hoặc gửi trùng một biến động.
Những trường hợp này không nên dùng chung lời giải trình “điều chỉnh theo thực tế”. Ghi rõ nguyên nhân, căn cứ và tháng liên quan để người kiểm tra hiểu được đường đi của số liệu.
Bảng làm việc nên có những cột nào?
| Cột | Mục đích |
|---|---|
| Người và mã định danh | Tránh sửa nhầm hồ sơ |
| Từ tháng, đến tháng | Khoanh đúng kỳ cần điều chỉnh |
| Mức đã ghi nhận, mức đúng | Thể hiện chênh lệch |
| Căn cứ, ngày hiệu lực | Giải thích vì sao thay đổi |
| Mã hồ sơ và kết quả | Kiểm soát nộp lại, bổ sung |
Đây là bảng đối chiếu nội bộ, không phải mẫu hành chính thay thế tờ khai. Khi nộp, sử dụng biểu mẫu và trường dữ liệu được thủ tục hiện tại yêu cầu.
Thực hiện theo sáu bước
- Lấy quá trình và thông báo thu đang được cơ quan BHXH ghi nhận.
- Đối chiếu hợp đồng, phụ lục, quyết định và bảng lương gốc.
- Phân loại khoản tiền theo Điều 31 Luật BHXH và Điều 7 Nghị định 158/2025.
- Lập hồ sơ điều chỉnh đúng kỳ, ghi căn cứ và đính kèm tài liệu cần thiết theo hướng dẫn của thủ tục.
- Lưu bản tờ khai đã ký, giấy tiếp nhận và phản hồi.
- Kiểm tra kết quả trên quá trình và thông báo thu kỳ sau; xử lý phần chênh lệch chưa khớp.
Ngày ký khác ngày hiệu lực thì xử lý thế nào?
Không tự đổi ngày của văn bản. Ví dụ, kế toán nhận phụ lục vào tháng 10 nhưng nội dung có hiệu lực tháng 8 thì cần đọc tính hợp pháp và hiệu lực thực tế của phụ lục, kiểm tra dữ liệu tháng 8–9 rồi xác định phần phải điều chỉnh. Không mặc định kê khai toàn bộ vào tháng 10 chỉ để phần mềm chấp nhận, cũng không tự lùi ngày ký nhằm tạo căn cứ.
Phân biệt hồ sơ điều chỉnh và nghĩa vụ tài chính
Điều 8 Nghị định 158/2025 có trường hợp truy đóng khi điều chỉnh tăng tiền lương làm tăng căn cứ đóng và thực hiện hồi tố. Quy định còn đặt mốc hết ngày cuối của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng để xác định xử lý khi chưa truy đóng. Vì vậy, cần kiểm tra cả ngày quyết định và kỳ hiệu lực, không chỉ tháng gửi tờ khai.
Không coi số tính tạm trong Excel là quyết định truy thu. Nếu hồ sơ đang chờ xử lý, tra cứu mã tiếp nhận trước khi gửi bản khác. Phần mềm kê khai nên hỗ trợ lưu lịch sử để đơn vị giải trình được số liệu trước và sau chỉnh sửa.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 29 và 31; Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Điều 7–8; thủ tục đăng ký/điều chỉnh đóng do BHXH Việt Nam công bố. Kiểm tra ngày 07/10/2026. Ví dụ và checklist là hướng dẫn biên tập; kết quả hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền xác định.