Không nên lấy lương thực nhận hoặc một con số gọi là “lương cơ bản” để nhập mặc định vào hồ sơ BHXH. Với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, cần đọc nội dung thỏa thuận và cách trả thực tế của từng khoản.
Ba nhóm cần rà soát
| Khoản trả | Điểm cần đối chiếu |
|---|---|
| Lương công việc/chức danh | Mức lương theo tháng đã thỏa thuận trong hợp đồng. |
| Phụ cấp lương | Khoản bù đắp điều kiện lao động, mức độ phức tạp, điều kiện sinh hoạt hoặc thu hút lao động mà mức lương chưa tính đủ. |
| Khoản bổ sung | Khoản xác định được số tiền cụ thể, thỏa thuận trong hợp đồng, trả thường xuyên và ổn định mỗi kỳ lương. |
Điều 7 Nghị định 158/2025 phân biệt các khoản biến động theo năng suất, quá trình làm việc hoặc chất lượng thực hiện công việc. Vì vậy, tên cột “phụ cấp” hoặc “hỗ trợ” trên Excel chưa đủ quyết định có tính đóng hay không.
Lập bảng đối chiếu trước khi kê khai
- Ghi từng khoản trong hợp đồng và phụ lục, kèm ngày hiệu lực.
- Đối chiếu quy chế trả lương và số tiền thực trả qua các kỳ.
- Ghi rõ khoản cố định, khoản có điều kiện và căn cứ làm thay đổi số tiền.
- Xác định nhóm người lao động và giới hạn căn cứ đóng áp dụng.
- So sánh mức đã khai với mức tính lại, tách các tháng cần điều chỉnh.
Bảng đối chiếu này phục vụ kiểm soát nội bộ, không có nghĩa phải đính kèm toàn bộ hồ sơ lương của cả công ty trong mọi tờ khai. Chỉ gửi đúng tài liệu mà thủ tục hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Ví dụ đọc đúng bản chất khoản trả
Một hợp đồng ghi 8 triệu đồng theo chức danh và một khoản bổ sung cố định 1 triệu đồng trả ổn định mỗi kỳ. Không thể chỉ lấy 8 triệu vì khoản còn lại được kế toán đặt tên “bổ sung”. Ngược lại, tiền thưởng năng suất thay đổi theo kết quả cần được xem theo điều kiện thực tế, không tự cộng mọi khoản thưởng vào căn cứ đóng chỉ vì xuất hiện trên bảng lương.
Đừng nhầm mức tối thiểu vùng với toàn bộ căn cứ đóng
Mức tối thiểu vùng là quy định về tiền lương cho lao động theo hợp đồng tại địa bàn áp dụng. Điều 31 Luật BHXH còn quy định giới hạn căn cứ đóng và các nhóm được lựa chọn mức đóng riêng. Chủ hộ kinh doanh, người quản lý không hưởng lương và người làm việc theo hợp đồng không thể dùng chung một công thức chỉ dựa vào vùng.
Khi phát hiện đã khai thiếu hoặc thừa
Lưu bản tính, tháng hiệu lực và chứng từ gốc; xác định hồ sơ điều chỉnh cho từng người, từng kỳ. Không sửa lùi ngày hợp đồng để khớp phần mềm. Sau khi có kết quả, đối chiếu thông báo thu và quá trình đã ghi nhận. Nếu quản lý nhiều lao động, chọn công cụ kê khai phù hợp giúp giảm lỗi nhập nhưng người lập vẫn phải kiểm tra căn cứ tiền lương.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 31, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Điều 7. Kiểm tra ngày 07/10/2026. Ví dụ và checklist là hướng dẫn biên tập; kết quả hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền xác định.