Để báo tăng trên Bkav IVAN, cần kiểm soát đủ ba phần: dữ liệu người lao động, hồ sơ đã ký gửi và phản hồi từ cơ quan BHXH. Thêm một người vào danh sách quản lý chưa có nghĩa người đó đã được báo tăng thành công.
Kiểm tra dữ liệu đầu vào
Đối chiếu họ tên với mã số BHXH, thông tin định danh, tháng tham gia và căn cứ đóng. Người lao động chuyển từ đơn vị khác vẫn cần tra soát mã số đã có. Nếu phần mềm không tìm thấy người, kiểm tra cách tìm, trạng thái hồ sơ tăng và việc người đó đang nằm trong danh sách đã giảm hay chưa.
Cổng nghiệp vụ Bkav lưu ý việc chưa thấy lao động trong danh sách có thể liên quan đến dữ liệu tìm kiếm, hồ sơ chưa nộp hoặc chưa hoàn tất xét duyệt. Vì vậy, không thêm nhiều bản ghi cùng một người chỉ để danh sách hiển thị.
Lập và kiểm tra hồ sơ
Tài liệu Bkav mô tả hai cách nhập: kê khai trực tiếp trong hồ sơ hoặc chuẩn bị bảng Excel theo mẫu của hệ thống. Với bản trực tuyến, tạo hồ sơ, thêm người cần kê khai, lưu dữ liệu và bổ sung tài liệu nếu trường hợp đó yêu cầu. Sau khi kiểm tra, thực hiện bước ký gửi và lưu thông báo.
Các bài Bkav cũ có mã HN3/VN3. Đây là tên luồng trong tài liệu theo phiên bản và địa bàn trước đây; khi thực hiện hãy lựa chọn theo tên nghiệp vụ hiện có trong tài khoản của đơn vị. Không chọn một loại hồ sơ không còn phù hợp chỉ để giống ảnh minh họa.
Checklist trước khi xác nhận chữ ký
- Đúng doanh nghiệp, mã đơn vị và cơ quan tiếp nhận.
- Đúng người lao động; không trùng dòng do nhập lại Excel.
- Tháng tham gia và căn cứ đóng đã được người phụ trách nhân sự xác nhận.
- Bản kết xuất có đủ người và các biểu mẫu phát sinh cần thiết.
- File đính kèm đọc được, đúng hồ sơ và không chứa thông tin thừa của người khác.
- Chứng thư dùng ký thuộc đúng đơn vị và còn hiệu lực sử dụng.
Xử lý sau khi gửi
Ghi lại mã hồ sơ và thời điểm. Khi nhận yêu cầu bổ sung, so sánh thông báo với bản đã gửi để biết lỗi ở dữ liệu, chứng từ hay chữ ký. Nếu chưa có phản hồi, tìm đúng hồ sơ trong lịch sử trước khi tạo một bản mới. Đừng lấy việc người lao động chưa xuất hiện ngay trong danh sách làm lý do nộp trùng.
Sau khi cơ quan BHXH xử lý, đối chiếu kết quả với danh sách đã đề nghị. C12 là tài liệu phục vụ theo dõi kết quả đóng theo kỳ; việc tra được hoặc chưa tra được C12 không tự chứng minh hồ sơ báo tăng cụ thể đã được duyệt hay bị từ chối.
Nếu cần phần mềm hỗ trợ nhiều đợt kê khai, xem dịch vụ Bkav IVAN. Doanh nghiệp cần chữ ký số có thể xem gói BkavCA và chiết khấu; xác nhận gói phù hợp với giao dịch BHXH trước khi đăng ký.
Nhập Excel và các nghiệp vụ liên quan
Nếu chuẩn bị danh sách bằng bảng tính, xem cách upload hồ sơ Excel trên Bkav IVAN để phân biệt dữ liệu mới nhập với hồ sơ đã ký gửi. Khi phát sinh nghiệp vụ khác, dùng bài riêng về báo giảm lao động hoặc điều chỉnh mức lương, phụ cấp và chức danh.
Nguồn đối chiếu: tài liệu Bkav IVAN trên Nộp Tờ Khai và FAQ nghiệp vụ Bkav. Kiểm tra ngày 07/10/2026. Không coi các mã thủ tục địa phương trong tài liệu cũ là danh mục chung hiện hành.