Nhập hồ sơ bằng Excel giúp chuẩn bị danh sách nhiều người trước khi ký gửi. Trên Bkav IVAN, upload thành công và nộp hồ sơ là hai bước riêng: dữ liệu vừa nhập cần được kiểm tra lại trong tờ khai.
Xem video nhập hồ sơ Excel trên Bkav IVAN ngay trong thư viện của website.
Chuẩn bị file theo mẫu phù hợp
Dùng mẫu nhập hồ sơ được cung cấp trong chức năng kê khai của tài khoản. Tài liệu cũ gọi mẫu này là BTF và có phiên bản riêng theo Excel. Không lấy một bảng nhân sự tự thiết kế rồi đổi tên để upload; cấu trúc trường dữ liệu phải phù hợp với mẫu mà hệ thống nhận.
Giữ một bản gốc và một bản đang điền. Kiểm tra loại hồ sơ, số người, kỳ kê khai, mã số BHXH và những cột bắt buộc; không tùy ý thêm tiêu đề, chèn cột hoặc gộp ô trong vùng dữ liệu.
Bước 1: mở chức năng nhập Excel
Từ phần quản lý hồ sơ, chọn tạo hồ sơ mới và đặt tên dễ đối chiếu. Chuyển sang tab Kê khai bằng File excel, chọn file đã chuẩn bị rồi dùng nút Upload file.
Ảnh thể hiện giao diện của tài liệu cũ. Liên kết mẫu và phiên bản Excel trên ảnh chỉ giúp nhận biết vị trí; khi thực hiện, lấy mẫu trong tài khoản đang sử dụng để tránh nhầm định dạng.
Bước 2: mở hồ sơ vừa tạo để kiểm tra
Tài liệu Bkav minh họa hồ sơ sau upload ở trạng thái MT – Mới tạo. Mở hồ sơ đó và xem các biểu mẫu được sinh ra; chưa coi đây là bằng chứng cơ quan BHXH đã nhận hồ sơ.
- Đếm lại số người, phát hiện dòng bị thiếu hoặc lặp.
- So sánh họ tên, mã số BHXH và kỳ kê khai với bảng nguồn.
- Kiểm tra trường có số 0 đầu hoặc định dạng số dễ bị Excel đổi.
- Kiểm tra loại hồ sơ và danh sách biểu mẫu thực tế; sửa lỗi trên dữ liệu nguồn hoặc trong phần kê khai phù hợp trước khi nộp.
Bước 3: ký gửi và theo dõi phản hồi
Khi bản xem trước đã đúng, thực hiện ký gửi trong hồ sơ vừa tạo. Lưu mã hồ sơ và thông báo trả về. Tiếp tục kiểm tra trạng thái xử lý; nếu có yêu cầu bổ sung, xử lý trên đúng hồ sơ để tránh nộp trùng.
Câu hỏi thường gặp
Không nhận được file thì tải đi tải lại có giải quyết không?
Trước hết kiểm tra đúng mẫu, loại hồ sơ và nội dung thông báo lỗi. Xem danh sách đã tạo để biết lần trước có sinh hồ sơ hay chưa; chỉ nhập lại sau khi xác định nguyên nhân hoặc chỉnh sửa dữ liệu cần thiết.
Ảnh có nhắc mẫu Excel cũ, có phải dùng đúng bản đó?
Không bắt buộc theo bản cũ trong ảnh. Dùng mẫu hệ thống hiện tại cung cấp và giữ đúng cấu trúc của mẫu đó. Không áp dụng vị trí ô của một phiên bản mẫu khác một cách máy móc.
Chọn hướng dẫn theo hồ sơ
- Báo tăng lao động trên Bkav IVAN.
- Báo giảm lao động trên Bkav IVAN.
- Điều chỉnh mức đóng trên Bkav IVAN.
- Kiểm tra phản hồi hồ sơ và xử lý yêu cầu bổ sung.
Nguồn thao tác: Bài 0.9 về chức năng Upload Hồ sơ và video hướng dẫn của Bkav IVAN trên Nộp Tờ Khai. Đối chiếu nguồn ngày 07/10/2026. Ảnh thứ hai là tài khoản minh họa BKTEST1 do hãng công bố, không phải hồ sơ khách hàng.