Lỗi về mã số thuế và mã đơn vị cần được xử lý bằng dữ liệu đã xác minh. Hãy giữ nguyên thông báo và xác định giao dịch nào bị trả về, thay vì thay mã nhiều lần rồi không còn biết bản nào đã gửi.
Nguyên nhân từ FAQ nguồn
VNPT cập nhật FAQ ngày 27/07/2020, nêu khả năng thông tin không khớp trên hệ thống BHXH hoặc dữ liệu địa phương chưa đồng bộ về cổng tiếp nhận. Nguồn yêu cầu liên hệ cán bộ quản lý để kiểm tra, cập nhật; nếu thông tin đúng mà vẫn lỗi, đầu mối kỹ thuật phía BHXH cần hỗ trợ lưu hoặc thiết lập lại thông tin.
Lập bảng đối chiếu ba nơi
| Nơi kiểm tra | Thông tin cần ghi |
|---|---|
| Thông tin đơn vị trong ứng dụng | Mã số thuế, mã đơn vị, cơ quan quản lý đang chọn. |
| Hồ sơ hoặc giao dịch bị lỗi | Mã thực tế có trong bản đang gửi và loại giao dịch. |
| Thông tin đã được xác nhận | Dữ liệu từ cơ quan quản lý và thời điểm xác nhận. |
Bảng này giúp nhận ra trường hợp thông tin chung đã sửa nhưng một hồ sơ cũ vẫn giữ giá trị trước đó. Doanh nghiệp có nhiều mã nên ghi một dòng cho mỗi mã thay vì gộp thành một kết luận chung.
Sửa theo kết quả kiểm tra
Nếu bản đang nhập khác dữ liệu được xác nhận, sửa đúng trường và lưu lại. Mở bản kê khai để kiểm tra trước khi ký. Nếu các bên đều xác nhận dữ liệu đúng nhưng hệ thống vẫn trả lỗi, chuyển mã, thời điểm và nguyên thông báo cho hỗ trợ để kiểm tra đồng bộ; không tự lấy mã của một đơn vị khác làm phương án thử.
Ghi lại nội dung đã sửa trong bảng theo dõi. Người ký cần biết bản được gửi lại đã thay đổi dữ liệu đơn vị hay chỉ thay đổi trạng thái kết xuất để đối chiếu đúng phạm vi.
Ví dụ với hồ sơ đã lưu từ trước
Một hồ sơ được soạn trước khi đơn vị cập nhật thông tin. Sau đó, màn hình thông tin chung đã đúng nhưng bản hồ sơ vẫn cần được kiểm tra riêng. Người phụ trách mở bản đó, so dữ liệu có trong hồ sơ với bảng đối chiếu rồi lưu và kết xuất lại nếu phải sửa. Họ giữ cả phản hồi cũ để giải thích lần gửi tiếp theo.
Kết thúc kiểm tra khi có phản hồi rõ của giao dịch, không chỉ vì một ô trên màn hình đã đổi. Cách theo dõi này cũng giúp nhận ra hồ sơ khác chưa được cập nhật.
Cần hỗ trợ quản lý hồ sơ và dịch vụ VNPT?
Nếu đơn vị cần phần mềm để quản lý các đợt kê khai và theo dõi hồ sơ, xem các gói VNPT BHXH và chiết khấu theo gói. Trường hợp chứng thư thực sự cần cấp mới hoặc gia hạn, xem dịch vụ chữ ký số VNPT và đối chiếu nhu cầu trước khi đăng ký. Việc xử lý lỗi kỹ thuật cần dựa vào nguyên nhân đã được xác nhận.
Đối chiếu FAQ kỹ thuật do VNPT BHXH công bố, ngày cập nhật nguồn 27/07/2020. Biên tập và kiểm tra nguồn ngày 07/10/2026. Các tên trường, mã biểu mẫu và thao tác trong FAQ thuộc phiên bản được nguồn mô tả; bài không xác nhận đã thử trên tài khoản nghiệp vụ hiện tại và không thay thế quy định pháp luật đang áp dụng.