Khi mã cũ không còn khớp dữ liệu kê khai, trước hết cần xác định đó là thay đổi mã quản lý hay sai thông tin cá nhân. Không đăng ký người lao động mới chỉ để vượt qua lỗi tra cứu.
Thông tin chuyển đổi đã được BHXH công bố
Thông tin ngày 27/08/2026 của BHXH Việt Nam nêu Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026 về chuyển từ mã số BHXH sang số ĐDCN/CCCD và bộ mã quản lý. Giai đoạn chuẩn hóa diễn ra trước 01/09/2026; giai đoạn chuyển đổi tập trung bắt đầu từ 01/09/2026. Mục tiêu là bảo toàn quá trình tham gia và hưởng, không làm gián đoạn quyền lợi.
Điều này không có nghĩa doanh nghiệp tự đổi mọi mã trong Excel theo một công thức. Dùng thông tin được cơ quan BHXH xác nhận và phiên bản phần mềm đã hỗ trợ chuyển đổi.
Lập bảng đối chiếu trước khi nhập hàng loạt
| Nhóm dữ liệu | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Đơn vị | Mã hiện hành, mã trước chuyển đổi, tên pháp lý, cơ quan quản lý |
| Người lao động | Họ tên, ngày sinh, giới tính, ĐDCN/CCCD và thông tin BHXH đang có |
| Quá trình | Các kỳ tham gia, thời điểm tăng/giảm, hồ sơ đang chờ giải quyết |
Bảng này phục vụ đối chiếu nội bộ. Không đăng công khai danh sách số định danh và không gửi ảnh toàn bộ dữ liệu lao động qua một kênh hỗ trợ chưa xác nhận.
Xử lý từng nhóm lỗi
- Nếu phần mềm vẫn dùng cấu trúc cũ, kiểm tra bản cập nhật và mẫu nhập Excel hiện hành trước.
- Nếu họ tên hoặc ngày sinh khác nhau giữa hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH, tập hợp giấy tờ đúng và thực hiện điều chỉnh thông tin.
- Nếu người lao động có nhiều hồ sơ/mã từng sử dụng, chuyển sang kiểm tra gộp sổ, quá trình tham gia; không chọn ngẫu nhiên một mã.
- Nếu chưa tra cứu được mã đơn vị mới, liên hệ cơ quan đang quản lý kèm mã cũ, tên pháp lý và mã số thuế.
- Nếu hồ sơ đã gửi bằng mã trước chuyển đổi, lưu mã tiếp nhận và hỏi tình trạng xử lý trước khi gửi lại.
Ví dụ đối chiếu sau chuyển đổi
Một lao động hiển thị được họ tên bằng số căn cước nhưng danh sách cũ còn lưu mã BHXH trước đây. Kế toán nên lưu quan hệ đối chiếu hai thông tin, kiểm tra quá trình có liên tục và cập nhật đúng trường theo mẫu mới. Không sửa cột mã trong toàn bộ hồ sơ đã ký hoặc thay đổi số tháng tham gia chỉ vì giao diện hiển thị khác.
Khi nào có thể coi đã xử lý xong?
Đơn vị tra cứu đúng, người lao động khớp định danh, quá trình không mất kỳ và hồ sơ thử nghiệm hợp lệ là những điểm cần kiểm tra. Một dòng thông báo nhập dữ liệu thành công chưa chứng minh toàn bộ lịch sử đã đúng. Ghi lại trường hợp còn lệch, phản hồi của BHXH và người chịu trách nhiệm xử lý để tránh bỏ sót khi đổi nhân sự kế toán.
Nếu cần đổi công cụ kê khai, xem phần mềm theo số lao động; yêu cầu nhà cung cấp xác nhận việc hỗ trợ dữ liệu sau chuyển đổi và xuất lại lịch sử.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Cổng thông tin BHXH Việt Nam, tin triển khai ngày 27/08/2026 và thông tin doanh nghiệp ngày 22/09/2026; Luật BHXH, Điều 25–29. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.