Một đơn vị có thể gặp lỗi I-VAN khi chuyển phần mềm hoặc mở lại giao dịch cũ. Trước khi ngừng dịch vụ nào, phải biết hồ sơ đang dùng mã đơn vị nào và dữ liệu cần được giữ ở hệ thống trước đó.
Nguyên nhân được nguồn xác nhận
FAQ VNPT ngày 18/01/2023 mô tả lỗi do đơn vị đã đăng ký giao dịch qua nhà cung cấp I-VAN khác. Nguồn nêu hai hướng: dùng hệ thống cũ để ngừng giao dịch rồi đăng ký ở VNPT, hoặc liên hệ cán bộ quản lý để kiểm tra và xử lý thông tin đăng ký. Hướng dẫn không có nghĩa cần mua thêm chữ ký số chỉ vì gặp lỗi này.
Kiểm tra trước khi chuyển dịch vụ
- Xác định mã đơn vị bị lỗi và nhà cung cấp đang được đăng ký cho mã đó.
- Kiểm tra các hồ sơ chưa có kết quả cuối và người đang theo dõi.
- Lưu bản hồ sơ, phản hồi và tài liệu cần tra cứu về sau từ phần mềm cũ.
- Ghi nhận phương án chuyển dịch vụ được xác định cho đúng mã; tránh thao tác vào một mã khác cùng doanh nghiệp.
Cùng một tên công ty chưa đủ để lựa chọn phạm vi ngừng. Khi người giữ chữ ký số không phải người nhập hồ sơ, cần chuyển cùng thông tin mã đơn vị và mục đích giao dịch để họ ký đúng yêu cầu.
Theo dõi đăng ký và hồ sơ sau chuyển
Lưu kết quả ngừng hoặc cập nhật đăng ký, sau đó theo dõi đăng ký dịch vụ mới theo thông tin đã xác minh. Kiểm tra đơn vị, email nhận kết quả và chứng thư dùng cho giao dịch. Khi lập hồ sơ tiếp theo, đối chiếu dữ liệu với bản đã được duyệt; không coi việc chuyển phần mềm là một nghiệp vụ tăng hoặc giảm lao động.
Những hồ sơ còn chờ từ hệ thống trước nên có dòng theo dõi riêng. Việc có thể đăng ký ở VNPT không tự khép lại hồ sơ đã nộp qua nhà cung cấp trước đó.
Ví dụ và hai nhầm lẫn thường gặp
Ví dụ người thực hiện thấy lỗi sau khi cài phần mềm mới, nhưng mã đơn vị vẫn gắn với dịch vụ cũ. Họ kiểm tra đăng ký của đúng mã, lưu kết quả các hồ sơ đang theo dõi và thực hiện phương án được xác nhận. Họ không xóa danh sách nhân sự để thử lại và không ngừng thêm một mã chưa cần chuyển.
Hai việc cần tách riêng là gia hạn gói phần mềm và thay đổi đăng ký I-VAN. Một đơn hàng mới hoặc chứng thư còn hạn chưa chứng minh thông tin giao dịch phía BHXH đã được chuyển xong.
Cần hỗ trợ quản lý hồ sơ và dịch vụ VNPT?
Nếu đơn vị cần phần mềm để quản lý các đợt kê khai và theo dõi hồ sơ, xem các gói VNPT BHXH và chiết khấu theo gói. Trường hợp chứng thư thực sự cần cấp mới hoặc gia hạn, xem dịch vụ chữ ký số VNPT và đối chiếu nhu cầu trước khi đăng ký. Việc xử lý lỗi kỹ thuật cần dựa vào nguyên nhân đã được xác nhận.
Đối chiếu FAQ kỹ thuật do VNPT BHXH công bố, ngày cập nhật nguồn 18/01/2023. Biên tập và kiểm tra nguồn ngày 07/10/2026. Các tên trường, mã biểu mẫu và thao tác trong FAQ thuộc phiên bản được nguồn mô tả; bài không xác nhận đã thử trên tài khoản nghiệp vụ hiện tại và không thay thế quy định pháp luật đang áp dụng.