Điều chỉnh mức đóng cần có căn cứ thay đổi và thời điểm áp dụng rõ ràng. Với nhiều lao động, Excel giúp nhập nhanh nhưng cũng dễ đưa nhầm kỳ, lặp người hoặc ghi đè danh sách đã soạn.

Lập bảng đối chiếu trước khi mở phần mềm

Chuẩn bị mã số BHXH, chức danh cũ/mới nếu thay đổi, căn cứ tiền lương trước/sau điều chỉnh, ngày hiệu lực và tài liệu liên quan. Người duyệt nên nhìn được sự khác biệt trên cùng một dòng thay vì so hai bảng rời. Tách nhóm điều chỉnh hiện tại và nhóm cần xử lý kỳ trước để không áp dụng một khoảng thời gian cho tất cả.

Hướng dẫn EFY về thay đổi chức danh và mức đóng yêu cầu kê khai nội dung mới phù hợp; phần ghi chú cần chỉ rõ căn cứ quyết định và ngày ký. Hãy ghi đủ để người tiếp nhận hiểu lý do biến động, tránh các ghi chú chung như “điều chỉnh theo công ty”.

Dùng mẫu Excel của đúng thủ tục

EFY 3.0 cho lấy mẫu trắng hoặc lấy file có dữ liệu. Mẫu trắng phù hợp để soạn danh sách mới; file có dữ liệu giúp kiểm tra những dòng đang có trên lưới. Giữ cấu trúc cột, sheet và các trường tự động. Không thay tiêu đề cột hoặc xóa phần hướng dẫn chỉ để bảng gọn hơn.

Phân biệt hai cách nạp

Lựa chọn Tác động cần hiểu
Thêm tiếp Giữ dữ liệu hiện có và đưa thêm các dòng trong file; phải kiểm tra người bị lặp.
Thay thế toàn bộ Nạp danh sách trong file thay cho dữ liệu đang có; cần lưu bản trước nếu còn thông tin chưa nằm trong file.

Ví dụ, lưới đã có 20 người và file mới cũng chứa 20 người đó. Nạp thêm tiếp có thể khiến bạn phải xử lý danh sách trùng. Ngược lại, nếu file chỉ có 5 người cần bổ sung mà chọn thay thế toàn bộ, danh sách dự kiến ban đầu sẽ bị thay. Đọc kỹ lựa chọn trước khi xác nhận.

Kiểm tra sau khi nạp

  1. Đếm số dòng thực tế và số người duy nhất theo mã số BHXH.
  2. So sánh tổng số với danh sách đã được duyệt nội bộ.
  3. Kiểm tra mức tiền, đơn vị tính và tháng áp dụng ở từng nhóm.
  4. Xem cảnh báo của phần mềm, mở bản tờ khai kết xuất và đối chiếu một lần nữa.
  5. Ký nộp khi dữ liệu đã thống nhất; lưu file nhập cùng phiên bản hồ sơ đã gửi.

Điều chỉnh lương khác sửa thông tin nhân thân

Nếu nội dung thực tế là sai họ tên hoặc ngày sinh, hãy xem hướng dẫn điều chỉnh thông tin BHXH. Không đổi mức đóng để xử lý một lỗi dữ liệu cá nhân. Với truy đóng hoặc điều chỉnh giai đoạn đã qua, kiểm tra đúng thủ tục và căn cứ trước khi nộp.

Xem gói EFY-eBHXH nếu bạn cần công cụ quản lý nhiều đợt và danh sách lao động; có thể tham khảo chữ ký số phù hợp khi chứng thư hiện có không đáp ứng giao dịch.

Nguồn đối chiếu: EFY Việt Nam, hướng dẫn điều chỉnh chức danh/mức đóng và nạp Excel trên EFY-eBHXH 3.0. Kiểm tra ngày 07/10/2026.

Đọc tiếp theo nghiệp vụ

Theo dõi thao tác nhập Excel bằng hình ảnh

Ảnh trích từ tài liệu chính thức EFY-eBHXH bản web 3.0.3.6, sử dụng dữ liệu minh họa tháng 3/2025. Lấy file mẫu mới ngay trong thủ tục đang kê khai; không tái sử dụng mẫu cũ nếu cấu trúc đã thay đổi.

Xem video minh họa 1 phút 10 giây

EFY-eBHXH: chọn thủ tục kê khai từ màn hình Lập tờ khai
Bước 1: Tại Hồ sơ kê khai, chọn Lập tờ khai rồi chọn thủ tục phù hợp. Ảnh tài liệu minh họa thủ tục 600.
EFY-eBHXH: lấy file Excel trắng hoặc file có dữ liệu
Bước 2: Chọn Lấy file mẫu. File trắng dành cho danh sách mới; File có dữ liệu dùng để sửa danh sách đang kê khai.
EFY-eBHXH: nút Nạp file mẫu trên lưới kê khai
Bước 3: Điền đúng mẫu của thủ tục và kiểm tra các cột bắt buộc trước khi chọn Nạp file mẫu.
EFY-eBHXH: lựa chọn Thêm tiếp và Thay thế toàn bộ
Bước 4: Thêm tiếp giữ các dòng hiện có; Thay thế toàn bộ sẽ thay danh sách trên lưới kê khai. Kiểm tra lựa chọn trước khi xác nhận.
EFY-eBHXH: danh sách người tham gia sau khi nhập Excel
Bước 5: Rà soát danh sách sau khi nhập. Nạp thành công mới hoàn thành bước nhập dữ liệu; vẫn cần kiểm tra, ký và gửi hồ sơ.

Đang cần lập hồ sơ tăng lao động? Xem hướng dẫn báo tăng EFY-eBHXH có ảnh thao tác.