Không có tên trong bảng trả lương chưa đủ để loại một người quản lý khỏi BHXH bắt buộc. Luật BHXH áp dụng từ 01/07/2025 đã quy định riêng nhóm quản lý doanh nghiệp và hợp tác xã không hưởng tiền lương.

Xác định đúng chức danh và tình trạng

Điểm n khoản 1 Điều 2 liệt kê các chức danh quản lý, kiểm soát, đại diện vốn và nhóm quản lý được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã không hưởng tiền lương. Đối chiếu quyết định bổ nhiệm, điều lệ hoặc văn bản xác định chức danh; không suy luận mọi cổ đông góp vốn đều thuộc nhóm này.

Cần kiểm tra thêm người đó đang hưởng lương hưu hay trợ cấp thuộc trường hợp loại trừ, đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định hay đồng thời tham gia một nhóm khác. Luật có quy định riêng cho các tình huống này; một dấu tích “không lương” trên phần mềm không tự giải quyết được việc phân loại.

Lập bộ thông tin đăng ký

  • Họ tên và dữ liệu định danh khớp cơ quan BHXH.
  • Chức danh, ngày bắt đầu quản lý, có hay không hưởng lương.
  • Doanh nghiệp/hợp tác xã có liên quan và tình trạng tham gia ở nơi khác.
  • Căn cứ đóng được lựa chọn trong giới hạn luật cho phép.
  • Phương thức nộp hồ sơ và đóng đã xác định cho trường hợp cụ thể.

Điều 27–28 cho phép nhóm này nộp qua đơn vị hoặc tự nộp theo trường hợp luật quy định. Nếu qua đơn vị thì có tờ khai của người sử dụng lao động, danh sách và tờ khai người tham gia; nếu tự nộp thì thực hiện tờ khai tương ứng của người tham gia.

Không sao chép tỷ lệ của nhân viên hưởng lương

Điều 33 quy định cơ chế đóng riêng cho nhóm m, n. Khi thiết lập phần mềm, phải xác nhận đúng đối tượng, căn cứ và các quỹ; đừng sao chép nguyên cấu hình của một nhân viên thông thường rồi tự đặt lương bằng không. Bài này không gộp BHXH, BHYT, BHTN thành một tỷ lệ chung vì phạm vi đối tượng của các loại bảo hiểm cần kiểm tra riêng.

Ví dụ cần hỏi thêm trước khi kê khai

Một người là giám đốc không lương tại A nhưng có hợp đồng và tham gia BHXH tại B. Trước khi báo tăng ở A, cần xác định nhóm ưu tiên theo Điều 2 và quy định hướng dẫn; không quyết định chỉ vì A mới được thành lập. Hồ sơ cần ghi nhận được căn cứ đang tham gia tại B và chức danh tại A.

Sau khi nộp cần theo dõi gì?

Đối chiếu kết quả với đối tượng đã chọn, kỳ bắt đầu và căn cứ đóng. Nếu đã để sót từ kỳ trước, tách việc đăng ký hiện tại với xử lý phần kỳ thiếu theo hướng dẫn của BHXH. Lưu văn bản xác định tình trạng hưởng lương để khi chức danh hoặc chế độ tiền lương thay đổi có thể điều chỉnh kịp thời.

Đơn vị cần quản lý song song nhân viên và người quản lý có thể xem gói kê khai BHXH và yêu cầu tư vấn khả năng hỗ trợ nhiều nhóm đối tượng.

Hướng dẫn liên quan

Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 2, 27, 28, 31 và 33, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.