Một người có nhiều hợp đồng lao động cần xác định đúng hợp đồng làm căn cứ tham gia BHXH. Không chọn công ty có lương cao nhất hoặc nơi thuận tiện nhất chỉ theo thỏa thuận miệng.
Nguyên tắc đối với nhóm hợp đồng lao động
Theo điểm a khoản 5 Điều 2 Luật BHXH, người thuộc nhóm điểm a và l khoản 1 giao kết hợp đồng với nhiều người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng giao kết đầu tiên. Khi hợp đồng đang làm căn cứ bị tạm hoãn và hai bên không thỏa thuận tiếp tục đóng, luật quy định xét theo thứ tự thời gian có hiệu lực của hợp đồng được ký kết.
Đây là nguyên tắc BHXH cho nhóm hợp đồng nêu trên. Người quản lý, người đồng thời thuộc các nhóm khác hoặc các quỹ BHYT, BHTN, tai nạn lao động cần được đối chiếu quy định riêng. Không sử dụng bài này để bỏ toàn bộ các khoản bảo hiểm ở hợp đồng thứ hai.
Bảng thông tin nên yêu cầu người lao động cung cấp
| Nội dung | Lý do cần biết |
|---|---|
| Ngày giao kết, ngày hiệu lực từng hợp đồng | Phân biệt hai mốc để xét đúng quy tắc |
| Tình trạng đang thực hiện, tạm hoãn hoặc chấm dứt | Nhận biết khi căn cứ tham gia thay đổi |
| Đơn vị và kỳ đã đóng | Đối chiếu, tránh cùng kê khai một khoản |
| Chức danh quản lý hoặc đối tượng khác | Không áp dụng máy móc quy tắc cho nhân viên thông thường |
Quy trình khi tuyển một người đang làm nơi khác
- Thu thập thông tin bằng hồ sơ có thể đối chiếu, không chỉ câu trả lời “đã đóng rồi”.
- Phân loại đối tượng và xác định nơi tham gia BHXH phù hợp.
- Lưu căn cứ trong hồ sơ nhân sự, cập nhật khi hợp đồng nơi khác thay đổi.
- Thiết lập từng loại bảo hiểm đúng đối tượng trên bảng lương và phần mềm.
- Kiểm tra kết quả đóng, đặc biệt kỳ chuyển giữa hai đơn vị.
Ví dụ chuyển nơi tham gia
Hợp đồng tại A đang làm căn cứ tham gia được chấm dứt, trong khi hợp đồng tại B tiếp tục. Hai đơn vị cần đối chiếu kỳ giảm và kỳ tăng phù hợp, tránh để cả hai cùng báo một kỳ hoặc tạo khoảng trống do tưởng bên kia đã làm. Không sửa ngày ký hợp đồng để khớp mong muốn về nơi đóng.
Nếu đã phát hiện đóng trùng
Lập bảng tháng chồng lấn, đối chiếu loại quỹ và dữ liệu thực nhận của BHXH. Trường hợp nhiều sổ thì xem cả việc gộp; trường hợp một mã nhưng hai nơi đóng thì cần làm rõ dữ liệu đơn vị. Giữ chứng từ gốc, không xóa dòng trên bảng lương rồi coi hồ sơ BHXH đã được sửa.
Đơn vị có nhiều lao động kiêm nhiệm có thể tham khảo phần mềm BHXH để theo dõi tình trạng từng người và các đợt điều chỉnh, nhưng vẫn cần người duyệt căn cứ pháp lý.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, khoản 5 Điều 2, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.