Doanh nghiệp lần đầu tham gia BHXH cần xác định đúng đơn vị quản lý, đăng ký thông tin đơn vị và người lao động, rồi kiểm tra mã được cơ quan BHXH ghi nhận. Có tài khoản phần mềm hoặc mua chữ ký số chưa đồng nghĩa đã có mã đơn vị đang hoạt động.
Phân biệt ba thông tin trước khi làm hồ sơ
- Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế: nhận diện pháp lý của doanh nghiệp.
- Mã đơn vị tham gia BHXH: dùng để quản lý thu và giao dịch BHXH.
- Tài khoản kê khai: quyền truy cập Cổng Dịch vụ công hoặc phần mềm I-VAN.
Ba thông tin có liên hệ nhưng không được tự điền thay cho nhau. Trong giai đoạn chuẩn hóa mã năm 2026, sử dụng mã hiện được BHXH xác nhận; không tự ghép mã theo cấu trúc trong một video cũ.
Bộ thông tin cần chuẩn bị
Đối chiếu tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ và cơ quan BHXH quản lý. Lập danh sách lao động thuộc diện bắt buộc, thời điểm bắt đầu tham gia, thông tin định danh và căn cứ tiền lương. Đây là bước chuẩn bị dữ liệu; không phải mọi tài liệu nhân sự đều phải đính kèm nếu thủ tục không yêu cầu.
Thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng đang được BHXH công bố gồm TK3-TS của đơn vị, D02-LT và hồ sơ người lao động. TK1-TS dùng cho người tham gia lần đầu hoặc dữ liệu chưa đầy đủ. Lấy biểu mẫu tại thủ tục đang thực hiện để tránh dùng bản Excel đã tự sửa cột.
Thực hiện theo thứ tự nào?
- Kiểm tra doanh nghiệp đã từng có mã BHXH chưa, kể cả hồ sơ do kế toán cũ hoặc dịch vụ trước đây thực hiện.
- Xác nhận nơi tiếp nhận theo địa chỉ và tình trạng quản lý hiện tại; đừng chọn cơ quan chỉ vì tên huyện trong bài hướng dẫn cũ.
- Lập tờ khai đơn vị và danh sách lao động theo trường hợp đăng ký lần đầu.
- Nộp qua phương thức được thủ tục cho phép; nếu giao dịch điện tử, kiểm tra chủ thể ký và chứng thư còn hiệu lực.
- Lưu giấy tiếp nhận, mã hồ sơ, yêu cầu bổ sung và thông báo kết quả.
- Đối chiếu mã đơn vị, tên, cơ quan quản lý, danh sách được ghi nhận trước khi lập đợt kê khai tiếp theo.
Thời hạn cần hiểu đúng
Điều 28 Luật BHXH quy định người sử dụng lao động kê khai, nộp hồ sơ trong 30 ngày từ khi người lao động thuộc đối tượng bắt buộc, trừ trường hợp riêng. Mốc 5 ngày làm việc của luật là thời hạn cấp sổ từ lúc nhận đủ hồ sơ; không nên quảng cáo đó là thời gian cấp mã đơn vị cho mọi tình huống.
Các lỗi nên xử lý trước khi gửi
Trùng đăng ký đơn vị, sai pháp nhân, địa chỉ chưa đồng bộ hoặc thông tin lao động không khớp thường cần sửa ở dữ liệu gốc. Nếu đã có hồ sơ chờ xử lý, tra cứu bằng mã tiếp nhận trước khi gửi bản mới. Ví dụ, doanh nghiệp đổi kế toán nhưng không đổi pháp nhân nên bàn giao mã và lịch sử hồ sơ trước, không đăng ký lại như một doanh nghiệp mới.
Khi cần quản lý danh sách, ký gửi và theo dõi nhiều đợt, có thể xem phần mềm BHXH và chữ ký số phù hợp. Việc mua dịch vụ không thay thế kết quả đăng ký của cơ quan BHXH.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 27–28, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; thủ tục đăng ký/điều chỉnh đóng trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam; thông tin chuyển đổi mã ngày 27/08/2026. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.