Phiếu lương có trừ BHXH không tự chứng minh đơn vị đã nộp đủ vào quỹ. Khi nghỉ việc hoặc làm hồ sơ hưởng chế độ, người lao động và kế toán cần đối chiếu riêng thời gian làm việc, số đã khấu trừ, khoản đã nộp và quá trình được BHXH xác nhận.
Quy tắc thông thường và ngoại lệ cần kiểm tra
Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 158/2025, khi người sử dụng lao động chưa đóng đủ, cơ quan BHXH giải quyết chế độ trên cơ sở thời gian đã đóng cho người đủ điều kiện; người thôi việc được xác nhận đến thời điểm đã đóng. Sau khi thu hồi tiền, thời gian được xác nhận bổ sung và mức hưởng được điều chỉnh. Quy tắc này cần được phân biệt với ngoại lệ tại Chương V dành cho đơn vị không còn khả năng đóng.
Ngoại lệ hưu trí, tử tuất đối với thời gian trước 01/07/2024
Điều 26–27 cho phép xác nhận cả thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc trước 01/07/2024 để làm căn cứ giải quyết hoặc điều chỉnh hưu trí, tử tuất, nếu người sử dụng lao động thuộc nhóm không còn khả năng đóng tại khoản 2 Điều 26. Các nhóm gồm: đã có quyết định tuyên bố phá sản; đang làm thủ tục phá sản hoặc giải thể; được cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký; bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; hoặc không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện.
Không áp ngoại lệ này cho mọi doanh nghiệp còn nợ hoặc mọi chế độ BHXH. Điều 27 không tính thời gian nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, trừ thời gian thai sản được pháp luật tính là thời gian đóng.
Người lao động hoặc thân nhân nếu người lao động đã chết gửi văn bản đề nghị theo Điều 29. Cơ quan BHXH đối chiếu tình trạng pháp lý và dữ liệu làm việc theo Điều 28; nếu chưa có dữ liệu, có cơ chế rà soát với các cơ quan liên quan. Thời hạn xác nhận là 15 ngày làm việc từ khi nhận đề nghị, trường hợp cần xác minh lại quá trình không quá 45 ngày. Không tự cộng kỳ nợ vào quá trình khi chưa được xác nhận.
Lập bảng đối chiếu của từng người
- Ngày bắt đầu, chấm dứt hoặc tạm dừng làm việc có căn cứ.
- Các tháng thể hiện trên dữ liệu quá trình BHXH.
- Các tháng bảng lương đã khấu trừ nhưng chưa khớp quá trình.
- Biến động tăng, giảm hoặc điều chỉnh đã gửi và mã kết quả.
- Thông báo hoặc xác nhận của cơ quan BHXH về phần đã ghi nhận.
Người lao động có thể lưu hợp đồng, quyết định nghỉ việc, phiếu lương và trao đổi bàn giao để hỗ trợ đối chiếu. Không tự sửa sổ hoặc chứng từ của doanh nghiệp nhằm bổ sung kỳ còn thiếu.
Với kế toán của đơn vị
- Đối chiếu thông báo thu với sổ kế toán và chứng từ chuyển tiền.
- Xác định khoản tiền đã được hạch toán đúng mã đơn vị chưa.
- Rà soát hồ sơ biến động, nhất là hồ sơ bị trả hoặc chưa hoàn tất.
- Làm rõ kỳ đã được xác nhận cho người nghỉ việc và phần đang chờ xử lý.
- Lưu phản hồi chính thức và kế hoạch xử lý nghĩa vụ còn thiếu.
Ví dụ phân biệt nợ và lỗi dữ liệu
Nếu công ty đã chuyển tiền nhưng dùng thông tin mã đơn vị không khớp, cần kiểm tra hạch toán trước khi kết luận người lao động bị bỏ đóng. Nếu chưa chuyển tiền dù đã khấu trừ lương, sửa tờ khai điện tử không tự giải quyết nghĩa vụ đóng. Hai tình huống đều có thể làm dữ liệu chưa đủ nhưng hướng xử lý khác nhau.
Khi đơn vị không còn hoạt động
Liên hệ cơ quan BHXH đang quản lý để xác định tình trạng pháp lý và quá trình đã có; cung cấp thông tin đúng thay vì đăng ký một mã tham gia mới cho người lao động. Không hứa một thời gian “chốt sổ” cố định cho mọi trường hợp giải thể, phá sản hoặc mất liên lạc. Các quyền yêu cầu, khiếu nại và nghĩa vụ của đơn vị phải được xem trên hồ sơ cụ thể.
Khi đã có xác nhận bổ sung, kiểm tra lại cả quá trình và kết quả chế độ bị ảnh hưởng. Lưu từng bản xác nhận theo thời điểm để tránh dùng một bản thiếu kỳ đã được cập nhật sau đó.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khoản 3 Điều 8 và Chương V, Điều 26–31; Luật BHXH về quyền người tham gia và trách nhiệm đóng. Kiểm tra ngày 07/10/2026. Ví dụ và checklist là hướng dẫn biên tập; kết quả hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền xác định.