Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH sai họ tên, bị mất hoặc thiếu dấu cần được xử lý tại cơ sở khám chữa bệnh có trách nhiệm. Sửa trường thông tin trong phần mềm kê khai không thay được việc sửa chứng từ y tế.
Hai cách xử lý khác nhau
| Tình trạng | Hướng xử lý theo Điều 28 |
|---|---|
| Mất, hỏng; người ký không đúng thẩm quyền; đóng dấu không đúng | Cơ sở nơi đã cấp thực hiện cấp lại; giấy cấp lại phải được đóng dấu “Cấp lại”. |
| Nội dung thông tin có sai sót | Cơ sở bổ sung, sửa đổi và đóng dấu treo theo quy định. |
| Đã khám chữa bệnh nhưng chưa được cấp giấy | Cơ sở khám chữa bệnh xem xét theo quy định và văn bản đề nghị của người đã khám. |
Không phải mọi lỗi đều giải quyết bằng in một tờ mới ở doanh nghiệp. Người kê khai cần biết lỗi nằm ở dữ liệu nhập hay ở chính giấy do cơ sở y tế phát hành.
Chuẩn bị khi liên hệ nơi cấp
- Thông tin định danh của người đã khám.
- Ngày khám, số hồ sơ, giấy hẹn hoặc thông tin giúp cơ sở tìm bệnh án.
- Bản giấy hoặc bản chụp đang có, nếu còn.
- Nội dung sai, thiếu hoặc lý do đề nghị cấp lại, trình bày cụ thể.
- Thông báo yêu cầu bổ sung của BHXH nếu đã nhận.
Đây là checklist giúp đối chiếu, không phải danh mục giấy tờ bắt buộc áp dụng giống nhau tại mọi cơ sở. Hỏi quy trình tiếp nhận của nơi cấp và giữ giấy hẹn nếu có.
Kiểm tra lại trước khi nộp BHXH
- So sánh tên, ngày sinh, mã định danh với hồ sơ tham gia.
- Đối chiếu ngày bắt đầu, kết thúc nghỉ và loại chứng từ.
- Kiểm tra dấu, người ký, nội dung sửa hoặc dấu cấp lại phù hợp.
- Lưu phiên bản đã sửa cùng căn cứ đề nghị; dùng đúng bản khi bổ sung hồ sơ.
- Gắn việc bổ sung với mã hồ sơ đang xử lý, tránh tạo yêu cầu trùng.
Giấy cũ có phải đổi hết không?
Điều 30 Thông tư 25/2025 quy định các giấy tờ liên quan được cấp trước ngày thông tư có hiệu lực vẫn có giá trị sử dụng làm cơ sở hưởng theo quy định chuyển tiếp. Vì vậy, không yêu cầu người lao động xin lại giấy chỉ vì mẫu được cấp trước 01/07/2025; phải xem tình trạng và quy định áp dụng cụ thể.
Ví dụ nhận diện lỗi
Nếu giấy đúng ngày sinh nhưng kế toán nhập sai thì sửa hồ sơ kê khai theo phản hồi. Nếu chính giấy y tế ghi sai, phải xử lý tại nơi cấp trước. Tuyệt đối không sửa ảnh, thêm ngày nghỉ hoặc chèn chữ ký, con dấu. Khi có dấu hiệu dữ liệu chưa liên thông, giữ bản chứng từ hợp lệ và mã phản hồi để cơ quan tiếp nhận hướng dẫn xử lý.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Thông tư 25/2025/TT-BYT ngày 30/06/2025, Điều 10, 28–30, hiệu lực 01/07/2025; Luật BHXH, Điều 47 và 61. Kiểm tra ngày 07/10/2026. Ví dụ và checklist là hướng dẫn biên tập; kết quả hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền xác định.