Chọn đúng giấy tờ giúp hạn chế hồ sơ ốm đau bị trả lại. Trước khi nhập số ngày, phân biệt điều trị nội trú, ngoại trú và ngoại trú được chỉ định sau một đợt nội trú.
Ba nhóm giấy tờ theo Điều 47
| Trường hợp | Giấy tờ cần đối chiếu |
|---|---|
| Nội trú | Giấy ra viện, bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy tờ khác chứng minh quá trình nội trú theo luật |
| Ngoại trú | Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH |
| Ngoại trú sau nội trú | Giấy ra viện hoặc bản tóm tắt bệnh án có ghi chỉ định thời gian điều trị ngoại trú theo quy định |
Bản chính hay bản sao phải theo yêu cầu của loại giấy tờ và thủ tục. Một phiếu thu, toa thuốc hoặc giấy hẹn không tự trở thành giấy nghỉ hưởng BHXH. Không suy luận từ việc người lao động có chi phí khám chữa bệnh rằng toàn bộ ngày vắng mặt đủ điều kiện hưởng.
Kiểm tra trước khi quét hoặc đính kèm
- Họ tên, ngày sinh và thông tin người bệnh khớp hồ sơ.
- Ngày vào, ra viện hoặc khoảng được chỉ định nghỉ rõ ràng.
- Thông tin cơ sở và người cấp có thể đọc được.
- Các trang phụ lục hoặc nội dung nối tiếp không bị cắt mất.
- Khoảng kê khai phù hợp lịch làm việc và không trùng chế độ khác.
Nếu giấy sai, thiếu thông tin hoặc mờ, liên hệ cơ sở cấp để xử lý. Không tự viết thêm, thay ngày hoặc ghép chữ ký vào bản scan. Khi nhận bản điều chỉnh hợp lệ, giữ quan hệ với tài liệu trước đó để giải thích nếu hồ sơ đã gửi.
Ví dụ một đợt có cả nội trú và ngoại trú
Người lao động ra viện và được chỉ định nghỉ điều trị tiếp. Kế toán cần đọc đúng nội dung trên giấy, phân biệt khoảng nội trú với khoảng nghỉ tiếp, kiểm tra ngày chuyển tiếp có bị tính hai lần hay không. Bảng theo dõi nên có cột tài liệu căn cứ cho từng khoảng; không cộng cơ học hai tổng số ngày.
Khám chữa bệnh ở nước ngoài
Luật yêu cầu giấy tờ thể hiện bệnh và thời gian điều trị do cơ sở nước ngoài cấp, bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực, cùng hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác. Vì có ngoại lệ theo điều ước, không khẳng định mọi hồ sơ nước ngoài đều giống nhau. Xác nhận yêu cầu cho giấy tờ cụ thể trước khi hoàn thiện.
Lưu hồ sơ thế nào để dễ bổ sung?
Dùng mã hồ sơ nội bộ, tên người lao động và đợt nghỉ trong danh sách được phân quyền; tránh đặt số căn cước ở đường dẫn chia sẻ công khai. Lưu tệp đã nộp, bản kê đã ký, biên nhận và thông báo giải quyết. Khi cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung, đối chiếu đúng phiên bản hồ sơ đang xử lý trước khi gửi lại.
Phần mềm kê khai BHXH có thể hỗ trợ quản lý danh sách và tài liệu, nhưng tính hợp lệ của giấy y tế phải dựa vào giấy tờ được cấp đúng quy định.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 47–48, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026. Bài không thay thế quy trình cấp giấy của cơ sở khám chữa bệnh. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.