Bkav IVAN: lập hồ sơ gộp sổ khi một người có nhiều sổ BHXH

Cách chọn thủ tục gộp sổ trên Bkav IVAN, thêm đúng người, kiểm tra các số sổ và theo dõi hồ sơ sau ký gửi.

Thao tác đối chiếu kho hướng dẫn Bkav IVAN ngày 07/10/2026; nguồn không ghi ngày phát hành riêng. Một số ảnh và mã hồ sơ thuộc giao diện cũ, cần chọn đúng thủ tục đang được cơ quan BHXH tiếp nhận.

Chuẩn bị thông tin các sổ của cùng một người

Trước khi kê khai gộp sổ, đối chiếu thông tin nhận diện trên các sổ và dữ liệu người lao động. Ghi rõ những số sổ đang có cùng giai đoạn tham gia liên quan. Nếu thông tin chưa thống nhất hoặc thời gian có dấu hiệu trùng, cần làm rõ trong quá trình chuẩn bị; không tự sửa lịch sử tham gia để các bản ghi khớp nhau.

Chọn hồ sơ theo tên nghiệp vụ

1. Trong Bkav IVAN, chọn Tạo Hồ sơ mới.
2. Chọn nghiệp vụ có tên Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên theo danh mục nguồn. Danh mục có thể phân theo địa phương, vì vậy cần chọn đúng nơi tiếp nhận của đơn vị.
3. Mở tờ khai TK1-TS được tạo trong hồ sơ, thêm người trực tiếp hoặc dùng Thêm Lao động từ DS.
4. Đối chiếu họ tên, mã BHXH, số sổ và các thông tin cần khai. Khi dùng dữ liệu có sẵn, kiểm tra bản ghi đó đúng người và chưa bị nhập trùng.
5. Lưu thông tin người lao động, lưu tờ khai, bổ sung tài liệu cần thiết rồi ký gửi theo quy trình.

Hai lớp kiểm tra cần thực hiện

Lớp thứ nhất là dữ liệu người đề nghị: tên, định danh và những số sổ liên quan phải được kiểm tra với tài liệu. Lớp thứ hai là nội dung hồ sơ: đọc bản kê khai cuối để chắc chắn đề nghị đúng việc gộp sổ, không nhầm với cấp lại sổ bị mất hoặc sửa thông tin cá nhân.

Nếu danh mục có nhiều bản ghi cho cùng một người, không chọn tất cả chỉ vì mỗi bản ghi mang một số sổ khác. Hãy xác định cách kê khai phù hợp người đề nghị và yêu cầu biểu mẫu. Bài nguồn trình bày thao tác trên giao diện; các vấn đề như thời gian đóng trùng cần xử lý theo hồ sơ thực tế và phản hồi của cơ quan BHXH.

Đính kèm, ký và lưu kết quả

Mở từng chứng từ trước khi tải lên, kiểm tra đủ trang và đọc được. Lưu bản cuối đã nộp, thông báo tiếp nhận và kết quả để đối chiếu sau này. Đừng coi việc cửa sổ hồ sơ đóng sau ký là đã hoàn thành giải quyết. Khi có yêu cầu bổ sung, đọc đúng hồ sơ và lần phản hồi gần nhất.

Nếu cần hỗ trợ vì không mở được tệp, xem xử lý đính kèm trên Bkav. Nếu nguyên nhân là mất, hỏng một sổ, xem luồng cấp lại sổ mất, hỏng. Những bài này phân biệt mục đích nghiệp vụ; không thay thế việc kiểm tra thành phần hồ sơ đang được tiếp nhận tại thời điểm nộp.