C12 phục vụ đối chiếu kết quả đóng theo kỳ; nó không thay thông báo xử lý của một hồ sơ tăng, giảm hoặc hưởng chế độ cụ thể. Chọn đúng tháng và đúng đơn vị trước khi kiểm tra số liệu.
Thao tác và ảnh theo tài liệu hướng dẫn Viettel web v1.9 tháng 5/2022, được đối chiếu nguồn ngày 07/10/2026. Chưa thử trên tài khoản nghiệp vụ hiện tại: kiểm tra tên thủ tục đang dùng, không lấy dữ liệu mẫu hoặc tỷ lệ cũ làm căn cứ kê khai.
Thao tác theo bản web nguồn
- Mở Tra cứu → Hồ sơ C12.
- Chọn tháng, năm cần xem rồi thực hiện Tra cứu.
- Dùng Xem file để mở bản thông báo hoặc Tải tệp tin để lưu theo chức năng nguồn.
- Đối chiếu mã đơn vị và kỳ trên file trước khi đưa vào bảng kiểm.
Ảnh tài liệu hướng dẫn v1.9 thể hiện tài khoản mẫu và tháng năm 2021. Nó giúp nhận diện chức năng của bản nguồn, không công bố tình trạng C12 của tài khoản hiện tại hoặc ngày các cơ quan phải trả thông báo.
Bốn nhóm cần đặt cạnh nhau
| Nhóm dữ liệu | Mục đích |
|---|---|
| Danh sách nhân sự/căn cứ đóng | Biết số liệu của đơn vị trong kỳ. |
| Biến động đã có kết quả | Nhận ra tháng tăng, giảm hoặc điều chỉnh được xử lý. |
| Thông báo C12 | So kỳ và các chỉ tiêu được trả. |
| Chứng từ chuyển tiền | So ngày, số tiền và nội dung hạch toán. |
Không dùng ngày tải file thay cho kỳ mà thông báo mô tả. Một bản nhận đầu tháng sau có thể phục vụ kiểm tra kỳ trước; đọc dữ liệu trên tài liệu để phân loại.
Chưa thấy kỳ cần tra cứu
Kiểm tra đơn vị, mã quản lý và tháng/năm tìm kiếm. Nếu đơn vị từng đổi mã hoặc chuyển cơ quan, ghi thêm thông tin của kỳ cũ để hỏi đúng phạm vi. Kiểm tra hồ sơ liên quan đã có phản hồi nào, nhưng không suy rằng thiếu C12 thì các giao dịch chưa từng gửi.
Trong nguồn, Lịch sử giao dịch tra cứu hồ sơ gửi từ web, không bao gồm giao dịch của desktop. Chọn nơi theo dõi phù hợp với lần gửi gốc trước khi kết luận một giao dịch bị thiếu; tránh nộp lại chỉ vì nhìn không thấy ở một màn hình khác.
Ghi chênh lệch đủ cụ thể để xử lý
Thay vì ghi “C12 sai”, ghi người, kỳ, nội dung đã được giải quyết và chỉ tiêu muốn đối chiếu. Với tiền chuyển, ghi ngày và nội dung chứng từ để hỏi về hạch toán. Một tổng tiền không khớp có thể cần kiểm tra nhiều nhóm dữ liệu, không phải lý do tự sửa cùng một mức lương cho toàn bộ người lao động.
Lưu bản dùng để kiểm tra, phản hồi giải thích và bản mới thay thế nếu có. Bảng theo dõi nên đánh dấu khoản đã có kết luận và khoản còn người phụ trách để kỳ sau không kiểm tra lại từ đầu.
