Mất quyển sổ giấy không đồng nghĩa mất toàn bộ thời gian đã đóng BHXH. Việc cần làm là xác định dữ liệu đang được cơ quan BHXH ghi nhận, chọn cấp lại sổ do mất/hỏng và kiểm tra kết quả; không đăng ký một quá trình tham gia mới.
Chọn đúng trường hợp trước khi lập TK1-TS
Nếu thông tin nhân thân và quá trình đều đúng nhưng sổ thất lạc, đó là nhu cầu cấp lại. Nếu tên, ngày sinh hoặc quá trình chưa đúng, cần xác định nội dung điều chỉnh. Nếu có từ hai sổ hoặc nhiều mã đã sử dụng, cần xem xét gộp sổ. Một tờ khai ghi chung “xin làm lại sổ” có thể khiến người tiếp nhận phải hỏi lại mục đích.
Thủ tục cấp lại, đổi và điều chỉnh sổ của BHXH công bố TK1-TS cho trường hợp mất, hỏng. Người đang làm việc có thể nộp qua đơn vị hoặc cơ quan trực tiếp thu; người đang bảo lưu có đường nộp riêng theo thủ tục. Kiểm tra nơi tiếp nhận hiện hành thay vì dùng địa chỉ cơ quan trong bài cũ.
Cần chuẩn bị những dữ liệu nào?
- Thông tin định danh đúng trên giấy tờ hiện có.
- Mã BHXH từng dùng và thông tin được hệ thống xác nhận sau chuẩn hóa, nếu đã chuyển đổi.
- Đơn vị đã tham gia, thời gian làm việc và dữ liệu quá trình tra cứu được.
- Nội dung đề nghị cấp lại rõ lý do mất hoặc hỏng.
- Thông tin nhận kết quả và phương thức liên hệ.
Các dữ liệu về nơi làm việc cũ giúp đối chiếu khi có chênh lệch; không mặc định tất cả phải là bản giấy bắt buộc nộp trong mọi hồ sơ cấp lại.
Cách theo dõi hồ sơ
- Mở đúng thủ tục cấp lại sổ, đối chiếu phần hướng dẫn dành cho tình trạng đang làm việc hoặc bảo lưu.
- Kiểm tra tờ khai trước khi nộp, nhất là số định danh và lý do.
- Lưu mã tiếp nhận; nếu bị yêu cầu bổ sung, sửa đúng nội dung được nêu.
- Khi nhận kết quả, so sánh họ tên, ngày sinh và các giai đoạn đã ghi nhận.
Sổ điện tử và sổ giấy trong năm 2026
Điều 25 Luật BHXH quy định sổ điện tử và sổ giấy có giá trị pháp lý như nhau; chậm nhất 01/01/2026 thực hiện cấp sổ điện tử, sổ giấy được cấp khi người tham gia yêu cầu. Quy định này không cho phép suy luận rằng mọi tài khoản đều đã hiển thị đầy đủ hoặc có thể bỏ qua chênh lệch dữ liệu. Nếu cần bản giấy, nêu nhu cầu khi làm thủ tục.
Lỗi thường gặp
Không dùng mã của người trùng họ tên. Không sửa file sổ scan để bổ sung kỳ thiếu. Nếu một kỳ chưa xuất hiện, tập hợp chứng cứ của kỳ đó và yêu cầu đối chiếu; việc cấp lại bản sổ không tự tạo thêm thời gian đóng. Sau khi hoàn thành, lưu bản kết quả ở nơi bảo mật để người lao động có thể sử dụng khi chuyển việc.
Hướng dẫn liên quan
Nguồn đối chiếu: Luật BHXH, Điều 25, bản hợp nhất 19/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh sổ/thẻ do BHXH Việt Nam công bố. Kiểm tra nội dung ngày 07/10/2026. Các bước chuẩn bị và ví dụ trong bài là hướng dẫn biên tập; tên chức năng trên phần mềm có thể thay đổi.