Sửa họ tên, ngày sinh hoặc số giấy tờ trong danh sách nhân sự chưa chắc đã cập nhật dữ liệu tại cơ quan BHXH. Trước khi sửa, cần biết sai ở bản lưu nội bộ, hồ sơ đang soạn hay dữ liệu đã được cơ quan BHXH ghi nhận.
Phân loại đúng việc cần điều chỉnh
- Sai ở bản nháp: đối chiếu giấy tờ và chỉnh lại trước khi ký.
- Sai ở hồ sơ đã nộp: xem trạng thái, thông báo xử lý và cách bổ sung hoặc kê khai lại được yêu cầu.
- Sai trên dữ liệu sổ hoặc thẻ: chọn thủ tục điều chỉnh, cấp lại hoặc đổi phù hợp; không chỉ sửa danh bạ người lao động.
- Thay đổi mức lương, chức danh: là nhóm nghiệp vụ khác với điều chỉnh thông tin nhân thân.
Lập bảng thông tin cũ và mới
Trước khi nhập TK1-TS, nên lập một bảng gồm nội dung đang ghi nhận, nội dung đề nghị sửa, giấy tờ chứng minh và người đã kiểm tra. Chẳng hạn, một trường hợp sai ngày sinh cần thống nhất thông tin theo giấy tờ hợp lệ; không tự chọn một ngày để vượt kiểm tra bắt buộc.
Danh mục thủ tục của BHXH Việt Nam nêu TK1-TS trong hồ sơ cấp lại, đổi và điều chỉnh sổ, thẻ; các trường hợp thay đổi nhân thân có giấy tờ đối chiếu tương ứng. Đối với người đang làm việc, đơn vị còn có trách nhiệm xác nhận tờ khai trong những trường hợp được quy định. Thành phần cụ thể phải đọc theo đúng yêu cầu thủ tục đang thực hiện.
Thứ tự thực hiện
- Tra soát mã số BHXH và ghi nhận dữ liệu đang có.
- Xác định nội dung cần sửa và thu thập giấy tờ phù hợp.
- Lập tờ khai, ghi rõ yêu cầu thay đổi để người tiếp nhận hiểu cần xử lý trường nào.
- Kiểm tra thông tin người tham gia, địa chỉ nhận kết quả và tài liệu đi kèm.
- Hoàn tất phần xác nhận của đơn vị nếu thuộc trường hợp phải xác nhận.
- Ký nộp theo thủ tục phù hợp; lưu mã hồ sơ và chờ kết quả.
Tài liệu đính kèm phải giúp đối chiếu được
Tệp cần rõ nét, không thiếu mặt hoặc trang liên quan. Tên tệp nên thể hiện loại giấy tờ và người có hồ sơ để tránh đính nhầm. Chỉ gửi thông tin cần thiết cho thủ tục; không gom cả thư mục nhân sự chứa dữ liệu người khác vào một hồ sơ. Mở lại tệp đã chọn trước khi ký gửi.
Xác nhận sau khi được giải quyết
So sánh kết quả với từng dòng trong bảng thông tin cũ/mới. Nếu sửa thành công, cập nhật lại hồ sơ nhân sự để lần kê khai sau không đưa dữ liệu cũ trở lại. Nếu còn khác biệt, sử dụng mã hồ sơ và kết quả nhận được để yêu cầu kiểm tra, thay vì tự tạo thêm một hồ sơ có nội dung khác.
Bạn có thể chọn phần mềm BHXH có quản lý dữ liệu lao động để dễ theo dõi những lần thay đổi. Nếu vấn đề là chứng thư số của đơn vị đã hết hạn, hãy xem dịch vụ chữ ký số và kiểm tra việc cập nhật chứng thư trước đợt nộp tiếp theo.
Đối chiếu danh mục dịch vụ công cấp lại, đổi, điều chỉnh sổ BHXH và thẻ BHYT của Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, ngày 07/10/2026. Hồ sơ cần được lựa chọn theo đúng trường hợp.
Video thao tác tham khảo
Video TS24 iBHXH: điều chỉnh thông tin người tham gia. Video nguồn năm 2023; xem cùng hướng dẫn bằng chữ để đối chiếu phiên bản, biểu mẫu và trường hợp đang thực hiện.