Khi phát hiện sai năm sinh trên Bkav IVAN, trước hết xác định hồ sơ đang ở giai đoạn nào. Sửa dữ liệu trong danh sách lao động không tự thay đổi thông tin đã được cơ quan BHXH ghi nhận.
Đối chiếu đúng người trước khi sửa
Ghi lại mã số BHXH, họ tên, dữ liệu đang sai và thông tin đề nghị sửa. So với giấy tờ hợp lệ của người lao động; nếu các giấy tờ chưa thống nhất, cần làm rõ căn cứ trước khi lập hồ sơ. Đừng tạo thêm người có năm sinh đúng để thay cho bản ghi cũ vì có thể làm phát sinh hai dòng cho cùng một người.
FAQ Bkav nêu rằng không tìm thấy người khi tra cứu có thể liên quan đến mã số sai, dữ liệu định danh chưa khớp hoặc chưa đồng bộ. Vì vậy, kết quả tìm kiếm trống chưa đủ để kết luận người đó chưa tham gia BHXH.
Chọn cách xử lý theo trạng thái
| Tình trạng | Cách xử lý theo hướng dẫn Bkav |
|---|---|
| Chưa gửi | Mở bản đang kê khai, sửa năm sinh, lưu rồi kiểm tra lại trước khi nộp. |
| Đã gửi, bị từ chối | Đọc lý do trả, sửa đúng thông tin được xác nhận, ký và gửi lại theo luồng của hồ sơ. |
| Đã được chấp nhận | Thực hiện hồ sơ điều chỉnh phù hợp; không coi việc sửa bản lưu nội bộ là đã sửa dữ liệu tại BHXH. |
Tài liệu Bkav ngày 09/12/2025 đề cập thủ tục 608 cho thông tin trên sổ và 610 cho thông tin trên thẻ. Khi áp dụng, đối chiếu đầy đủ tên thủ tục, nội dung cần thay đổi và danh mục đang mở; không mặc định phải nộp cả hai cho mọi người.
Chuẩn bị một bộ đối chiếu gọn và rõ
- Thông tin cũ, thông tin đúng và giấy tờ làm căn cứ cho từng nội dung.
- Mã hồ sơ trước cùng thông báo chấp nhận hoặc từ chối, nếu đã gửi.
- Tờ khai và tài liệu theo yêu cầu của đúng thủ tục điều chỉnh.
- Thông tin người kiểm tra, ngày sửa và phiên bản tệp chuẩn bị ký.
Đặt tên tệp dễ nhận ra, mở thử để kiểm tra đủ trang và rõ chữ. Chỉ đưa tài liệu cần thiết của người đang xử lý; không đính kèm cả thư mục nhân sự. Phần cần xác nhận của đơn vị phải được hoàn thành nếu trường hợp đó yêu cầu. Xem thêm chuẩn bị TK1-TS và thông tin đối chiếu.
Theo dõi đến khi dữ liệu khớp
Sau khi ký gửi, lưu mã hồ sơ và bản đã nộp. Nếu có yêu cầu bổ sung, đối chiếu từng yêu cầu với bộ giấy tờ thay vì gửi lại nguyên bản nhiều lần. Khi nhận kết quả, kiểm tra lại thông tin trên sổ, thẻ hoặc dữ liệu liên quan trong phạm vi được giải quyết.
Nên cập nhật đồng thời hồ sơ nhân sự nội bộ sau khi đã xác nhận kết quả. Nếu chỉ sửa lần kê khai này nhưng giữ năm sinh sai trong tệp Excel dùng chung, lỗi có thể quay lại ở đợt sau. Một người nên chịu trách nhiệm chốt bản dữ liệu cuối để nhóm kế toán và nhân sự sử dụng thống nhất.
Cần phần mềm quản lý các đợt kê khai? Xem gói Bkav IVAN và ưu đãi. Nếu cần đăng ký mới chữ ký số, xem gói BkavCA có chiết khấu sau khi kiểm tra chứng thư doanh nghiệp đang dùng.
Đối chiếu hướng dẫn Bkav ngày 09/12/2025, FAQ Bkav và danh mục điều chỉnh sổ, thẻ của BHXH Việt Nam; kiểm tra nguồn ngày 07/10/2026.