Nhập một file vào Hồ sơ nhân sự và nhập vào tờ khai là hai công việc khác nhau. Nên xác định nơi dữ liệu sẽ được lưu trước khi nạp để không tưởng đã lập hồ sơ gửi hoặc làm nhân đôi danh sách.
Thao tác và ảnh theo tài liệu hướng dẫn Viettel web v1.9 tháng 5/2022, được đối chiếu nguồn ngày 07/10/2026. Chưa thử trên tài khoản nghiệp vụ hiện tại: kiểm tra tên thủ tục đang dùng, không lấy dữ liệu mẫu hoặc tỷ lệ cũ làm căn cứ kê khai.
Đường nhập HSNS trong tài liệu hướng dẫn web
- Vào Quản lý lao động, lấy Tập tin mẫu Excel theo chức năng nguồn.
- Điền file đúng trường và giữ một bản trước khi sửa.
- Mở Nhập từ Excel, chọn file và phòng ban nếu hộp yêu cầu.
- Kiểm tra danh sách sau tải trước khi Lưu lại.
- Đối chiếu số người và những trường quan trọng với danh sách đã duyệt.
Đây là luồng vào dữ liệu nhân sự trong tài liệu hướng dẫn v1.9. Chức năng Thêm từ Excel ở tab tờ khai và Nhập từ Excel vBHXH App phục vụ ngữ cảnh khác; không đổi tên một file xuất để ép vào mọi loại mẫu.
Rà từ mẫu đến bản ghi sau lưu
| Điểm kiểm tra | Lý do |
|---|---|
| Đúng loại mẫu | HSNS, tờ khai và dữ liệu từ App có thể khác cấu trúc. |
| Đúng người/định danh | Nhận ra dòng được thêm hoặc dữ liệu bị trùng. |
| Phòng ban và hợp đồng | Tránh quản lý người trong một nhóm không mong muốn. |
| Lương và nhân thân | Không nhầm lưu dữ liệu nhân sự với cập nhật nghĩa vụ BHXH. |
Chỉ một thông báo tải xong chưa thay bước đối chiếu dữ liệu được lưu. Mở lại một số bản ghi trọng yếu và kiểm tra danh sách tổng để biết nội dung vừa nhập nằm đúng chỗ.
Lọc trùng không tự chứng minh được phép xóa
Tài liệu hướng dẫn có Lọc nhân sự theo mã BHXH, họ tên hoặc CMND. Danh sách trùng là dấu hiệu để kiểm tra, không phải kết luận mọi người cùng tên là một người. Đối chiếu nhân thân, giấy tờ và lịch sử trước khi quyết định bản nào cần giữ.
Bản nguồn có Xóa chọn. Nếu thật sự cần loại bản nhân sự dư, phải chốt đúng phạm vi và giữ dữ liệu đối chiếu trước. Xóa dòng quản lý nội bộ không phải báo giảm người lao động ở cơ quan BHXH; không dùng nó để sửa hồ sơ đã gửi.
Kiểm soát khi có cập nhật lương và chuyển dữ liệu
Chức năng Cập nhật lương của HSNS tải file vào một màn chỉnh sửa rồi Lưu lại, còn kê khai điều chỉnh mức đóng có luồng riêng. Sau cập nhật, kiểm tra các hồ sơ nháp sẽ lấy dữ liệu từ nhân sự; đừng mặc định mọi bản đã nộp tự đổi theo.
Ví dụ tải hai lần cùng một file: nếu danh sách tăng bất thường, kiểm tra dòng trùng trước khi dùng Thêm từ HSNS vào tờ khai. Khi đổi từ desktop sang web, dùng bài đồng bộ để phân loại lỗi; không tự sửa cơ sở dữ liệu hay xóa hàng loạt để làm số người khớp.
